Smlouva o zpracování osobních údajů

1. Strany, rozsah a postavení

1.1 Tato smlouva o zpracování osobních údajů (DPA) se uzavírá mezi FluoSite (Dominik Sikora), Lou Jansenplein 17H, 1063 GT Amsterdam, Nizozemsko, KvK 95614397, BTW NL005164401B51, která vlastní a provozuje FluoTest („FluoTest“, „my“), a osobou nebo organizací, která vlastní účet nebo workspace ve FluoTestu, v němž se kvízy vytvářejí („Zákazník“, „vy“). U osobních údajů ve vašich kvízech jste správcem vy a FluoTest je zpracovatelem. Pokud tyto údaje zpracováváte jménem svého klienta, vystupuje FluoTest jako váš další zpracovatel za stejných podmínek.

1.2 Tato DPA se vztahuje na osobní údaje, které FluoTest vaším jménem zpracovává prostřednictvím vašich kvízů, kontaktů, integrací, e-mailů a drip kampaní. Nevztahuje se na osobní údaje, které FluoTest zpracovává jako správce pro vlastní účely, například údaje o vašem účtu a fakturaci, novinky o produktu a analytiku webu. Ty jsou popsány v zásadách ochrany osobních údajů.

1.3 Tato DPA je součástí Podmínek služby. Přijímáte ji tím, že FluoTest používáte ke sběru údajů respondentů. Pokud je mezi touto DPA a Podmínkami rozpor ve věci zpracování osobních údajů, má přednost tato DPA.

1.4 „GDPR“ je nařízení (EU) 2016/679. Pojmy jako osobní údaje, zpracování, správce, zpracovatel, subjekt údajů a porušení zabezpečení osobních údajů mají význam podle GDPR.

2. Předmět, doba, povaha a účel zpracování

2.1 Předmětem je poskytování FluoTestu podle Podmínek: tvorba, publikace a vkládání hodnocených kvízů, sběr a vyhodnocení odpovědí, zobrazení výsledků, odesílání e-mailů, které nastavíte, upozorňování vás a vašeho týmu a předávání údajů nástrojům, které připojíte.

2.2 Zpracování trvá, dokud existuje váš účet nebo workspace, a poté následuje smazání podle části 5.

2.3 Povahou zpracování je shromažďování, ukládání, vyhodnocování, zobrazování, předávání vámi zvoleným integracím a příjemcům, odesílání e-mailů a mazání. Jediným účelem je poskytovat vám FluoTest podle vašich pokynů.

2.4 Druhy osobních údajů a kategorie subjektů údajů jsou uvedeny v příloze 1.

3. Vaše pokyny a odpovědnost

3.1 FluoTest zpracovává osobní údaje pouze na základě vašich doložených pokynů. Vašimi pokyny jsou: Podmínky a tato DPA; způsob, jakým FluoTest nastavíte a používáte (nastavení kvízů, e-maily s výsledky, následné e-maily a e-maily při opuštěném kvízu, upozornění na horké leady, integrace, webhooky, přístup přes API a MCP, drip kampaně); a další písemný pokyn zaslaný na info@fluosite.com, který je v souladu s fungováním služby.

3.2 Spuštění drip kampaně je váš pokyn, aby FluoTest zkopíroval e-mailovou adresu a jméno každého kontaktu z uloženého segmentu dané kampaně, který udělil souhlas s marketingem a neodhlásil se, do seznamu příjemců v účtu FluoTestu u našeho poskytovatele e-mailů Resend, aby bylo možné doručovat a spravovat e-mailové kampaně vašeho workspace. Seznam udržujeme v souladu s uloženým segmentem. Kontakt odebereme, když se odhlásí, přestane mít marketingový souhlas, je smazán z FluoTestu nebo už segmentu neodpovídá, a seznam smažeme, když smažete segment, jeho workspace nebo svůj účet. Tyto seznamy nepoužíváme k žádnému jinému účelu.

3.3 FluoTest vás upozorní, pokud se domnívá, že pokyn porušuje GDPR nebo jiné právo na ochranu osobních údajů.

3.4 Odpovídáte za to, že máte právní základ pro shromažďování a používání údajů respondentů, že respondenty informujete, že získáte a zaznamenáte potřebné souhlasy (včetně souhlasu s marketingem a souhlasu s cookies pro sledovací značky, které přidáte), za správnost údajů a za to, že neshromažďujete údaje, které Podmínky zakazují, například zdravotní údaje, údaje o finančních účtech, čísla státních dokladů, hesla nebo údaje platebních karet.

4. Povinnosti FluoTestu

4.1 Pokyny. FluoTest zpracovává osobní údaje pouze podle vašich pokynů, ledaže právo EU nebo členského státu vyžaduje jinak. V takovém případě vás před zpracováním informujeme, pokud to právo nezakazuje.

4.2 Důvěrnost. Osoby, které pro FluoTest zpracovávají osobní údaje, jsou k tomu oprávněny a vázány povinností mlčenlivosti. Malý počet pověřených pracovníků FluoSite může nahlížet do údajů účtu, když je to nutné pro podporu, bezpečnost nebo fakturaci, a každý takový přístup se zaznamenává.

4.3 Zabezpečení. FluoTest přijímá technická a organizační opatření požadovaná čl. 32 GDPR. Zavedená opatření jsou shrnuta v příloze 2 a na stránce Zabezpečení.

4.4 Součinnost. S ohledem na povahu zpracování vám FluoTest pomáhá reagovat na žádosti subjektů údajů (přístup, oprava, výmaz, omezení, námitka, přenositelnost) a pomáhá vám se zabezpečením, oznamováním porušení, posouzením vlivu na ochranu osobních údajů a předchozí konzultací, a to na základě informací, které máme k dispozici. Údaje můžete exportovat a mazat sami v administraci. Pokud se nás subjekt údajů obrátí přímo kvůli údajům, které pro vás uchováváme, odkážeme ho na vás a bez zbytečného odkladu vás informujeme.

4.5 Porušení zabezpečení osobních údajů. FluoTest vás o porušení zabezpečení týkajícím se vašich údajů informuje bez zbytečného odkladu a pokud je to možné do 72 hodin od okamžiku, kdy se o něm dozvěděl, a poskytne vám dostupné informace, abyste mohli splnit vlastní oznamovací povinnosti.

4.6 Záznamy. FluoTest vede záznamy o činnostech zpracování prováděných vaším jménem, jak vyžaduje čl. 30 odst. 2 GDPR.

4.7 Informace a audity. FluoTest zpřístupní informace potřebné k prokázání souladu s čl. 28, například tuto DPA, stránku Zabezpečení a seznam zpracovatelů, a odpovídá na rozumné písemné dotazy. Pokud to nestačí ke splnění požadavku GDPR nebo dozorového úřadu, umožní FluoTest audit vámi nebo auditorem, kterého určíte, po rozumném předchozím upozornění, v pracovní době, s ochranou důvěrnosti a bez narušení služby.

5. Smazání a vrácení údajů

5.1 Své údaje můžete kdykoli sami exportovat a mazat kvízy, odeslané odpovědi, kontakty i svůj účet. Smazané odpovědi zůstávají u tarifů s funkcí koše 30 dní v koši, než jsou trvale smazány.

5.2 Když smažete účet nebo workspace nebo skončí vaše smlouva s FluoTestem, FluoTest smaže osobní údaje, které vaším jménem zpracovává, včetně souborů videí s výsledky a seznamů příjemců drip kampaní, ledaže právo EU nebo členského státu vyžaduje jejich uchování. Částečně vyplněné kvízy a protokoly doručení integrací se řídí dobami uchování v části 5 zásad ochrany osobních údajů.

5.3 Pokud potřebujete údaje před smazáním vrátit, exportujte je z administrace nebo před zrušením účtu napište na info@fluosite.com.

6. Další zpracovatelé

6.1 Udělujete FluoTestu obecné povolení využívat další zpracovatele. Aktuální zpracovatelé jsou uvedeni v tabulce zpracovatelů v zásadách ochrany osobních údajů a zopakováni v příloze 3.

6.2 Když přidáme nebo vyměníme zpracovatele nebo použijeme stávajícího k novému účelu, tento seznam aktualizujeme. U podstatných změn navíc e-mailem informujeme vlastníky účtů nejméně 14 dní před nabytím účinnosti změny.

6.3 Pokud v této lhůtě z přiměřených důvodů ochrany osobních údajů vznesete námitku, napište na info@fluosite.com. Pokud vaší námitce nemůžeme rozumně vyhovět, můžete dotčenou službu přestat používat a ukončit ji bez sankce.

6.4 FluoTest zavazuje každého dalšího zpracovatele k povinnostem v ochraně údajů, které nejsou méně přísné než v této DPA, a vůči vám odpovídá za jejich plnění. Služby, které si připojíte sami (například Google Sheets, Slack, HubSpot, Mailchimp, Notion, Airtable, Brevo nebo webhooky), jsou vaší vlastní volbou příjemce. FluoTestu ukládáte, aby jim údaje posílal, a nejsou dalšími zpracovateli FluoTestu pro vaše údaje.

7. Předání do zahraničí

7.1 Naše databáze, přihlašování, úložiště souborů a hosting (Supabase a Vercel) běží v EU. Pokud další zpracovatel zpracovává osobní údaje mimo EU, předání se opírá o rámec EU-US Data Privacy Framework nebo standardní smluvní doložky, jak popisují zásady ochrany osobních údajů.

7.2 FluoTest nepředá osobní údaje mimo EU bez jedné z těchto záruk nebo jiného mechanismu předání, který GDPR umožňuje.

8. Odpovědnost a rozhodné právo

8.1 Odpovědnost každé strany podle této DPA se řídí omezeními v Podmínkách služby, pokud to právo připouští. Nic v této DPA neomezuje práva subjektů údajů ani odpovědnost, kterou podle GDPR omezit nelze.

8.2 Tato DPA se řídí právem, kterým se řídí Podmínky, a spory se řeší stejným způsobem jako podle Podmínek.

9. Změny a kontakt

9.1 Tuto DPA můžeme aktualizovat, například při změně právních předpisů nebo služby. Datum uvádíme v horní části stránky a o podstatných změnách informujeme vlastníky účtů e-mailem.

9.2 S dotazy k této DPA nebo pro zaslání pokynu či žádosti nás kontaktujte na info@fluosite.com.