Verwerkersovereenkomst

1. Partijen, reikwijdte en status

1.1 Deze verwerkersovereenkomst (DPA) wordt gesloten tussen FluoSite (Dominik Sikora), Lou Jansenplein 17H, 1063 GT Amsterdam, Nederland, KvK 95614397, btw NL005164401B51, eigenaar en beheerder van FluoTest ("FluoTest", "wij"), en de persoon of organisatie die eigenaar is van het FluoTest-account of de workspace waarin quizzen worden gemaakt (de "Klant", "jij"). Voor persoonsgegevens in je quizzen ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en is FluoTest de verwerker. Verwerk je die gegevens namens je eigen opdrachtgever, dan is FluoTest jouw subverwerker onder dezelfde voorwaarden.

1.2 Deze DPA geldt voor persoonsgegevens die FluoTest namens jou verwerkt via je quizzen, contacten, integraties, e-mails en dripcampagnes. Ze geldt niet voor persoonsgegevens die FluoTest als verwerkingsverantwoordelijke voor eigen doeleinden verwerkt, zoals je eigen account- en factuurgegevens, productupdates en website-analytics. Die staan beschreven in het privacybeleid.

1.3 Deze DPA maakt deel uit van de Gebruiksvoorwaarden. Je aanvaardt haar door FluoTest te gebruiken om gegevens van respondenten te verzamelen. Bij strijdigheid tussen deze DPA en de Voorwaarden over de verwerking van persoonsgegevens gaat deze DPA voor.

1.4 "AVG" betekent Verordening (EU) 2016/679. Begrippen als persoonsgegevens, verwerking, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, betrokkene en inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens hebben de betekenis uit de AVG.

2. Onderwerp, duur, aard en doel van de verwerking

2.1 Het onderwerp is het leveren van FluoTest onder de Voorwaarden: het bouwen, publiceren en insluiten van quizzen met scores, het verzamelen en scoren van antwoorden, het tonen van resultaten, het versturen van de e-mails die je instelt, het informeren van jou en je team en het doorgeven van gegevens aan de tools die je koppelt.

2.2 De verwerking duurt zolang je account of workspace bestaat, gevolgd door verwijdering zoals beschreven in onderdeel 5.

2.3 De aard van de verwerking is verzamelen, opslaan, scoren, tonen, doorgeven aan de integraties en ontvangers die jij kiest, e-mailen en verwijderen. Het enige doel is FluoTest aan jou te leveren volgens jouw instructies.

2.4 De soorten persoonsgegevens en de categorieën betrokkenen staan in bijlage 1.

3. Je instructies en verantwoordelijkheden

3.1 FluoTest verwerkt persoonsgegevens alleen op basis van je gedocumenteerde instructies. Je instructies zijn: de Voorwaarden en deze DPA; de manier waarop je FluoTest instelt en gebruikt (quizinstellingen, resultaten-e-mails, follow-up e-mails en e-mails bij een verlaten quiz, meldingen over hot leads, integraties, webhooks, API- en MCP-toegang, dripcampagnes); en elke verdere schriftelijke instructie die je naar info@fluosite.com stuurt en die past bij de werking van de dienst.

3.2 Het starten van een dripcampagne is jouw instructie aan FluoTest om het e-mailadres en de naam van elk contact in het opgeslagen segment van die campagne dat toestemming voor marketing heeft gegeven en zich niet heeft afgemeld, te kopiëren naar een ontvangerslijst in het account van FluoTest bij onze e-mailaanbieder Resend, om de e-mailcampagnes van je workspace te bezorgen en te beheren. We houden de lijst gelijk met het opgeslagen segment. We verwijderen een contact als het zich afmeldt, geen marketingtoestemming meer heeft, uit FluoTest is verwijderd of niet meer bij het segment past, en we verwijderen de lijst als je het segment, de workspace of je account verwijdert. We gebruiken deze lijsten voor geen enkel ander doel.

3.3 FluoTest laat het je weten als het van mening is dat een instructie in strijd is met de AVG of andere regelgeving voor gegevensbescherming.

3.4 Jij bent verantwoordelijk voor een rechtsgrond voor het verzamelen en gebruiken van gegevens van respondenten, voor het informeren van respondenten, voor het verkrijgen en vastleggen van de toestemming die je nodig hebt (waaronder toestemming voor marketing en cookietoestemming voor trackingtags die je toevoegt), voor de juistheid van de gegevens en ervoor dat je geen gegevens verzamelt die de Voorwaarden verbieden, zoals gezondheidsgegevens, gegevens van financiële rekeningen, nummers van overheids-ID's, wachtwoorden of betaalkaartgegevens.

4. Verplichtingen van FluoTest

4.1 Instructies. FluoTest verwerkt persoonsgegevens alleen op jouw instructies, tenzij het recht van de Unie of een lidstaat anders vereist. In dat geval informeren we je vóór de verwerking, tenzij de wet dat verbiedt.

4.2 Vertrouwelijkheid. Personen die voor FluoTest persoonsgegevens verwerken, zijn daartoe gemachtigd en gebonden aan geheimhouding. Een klein aantal bevoegde medewerkers van FluoSite kan accountgegevens inzien wanneer dat nodig is voor support, beveiliging of facturatie, en elke toegang wordt gelogd.

4.3 Beveiliging. FluoTest neemt de technische en organisatorische maatregelen die artikel 32 AVG vereist. De maatregelen zijn samengevat in bijlage 2 en op de pagina Beveiliging.

4.4 Bijstand. Rekening houdend met de aard van de verwerking helpt FluoTest je bij verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar, overdraagbaarheid) en bij beveiliging, meldingen van inbreuken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging, met de informatie die wij hebben. Je kunt gegevens zelf exporteren en verwijderen in het dashboard. Neemt een betrokkene rechtstreeks contact met ons op over gegevens die wij voor jou bewaren, dan verwijzen we diegene naar jou en informeren we je zonder onredelijke vertraging.

4.5 Inbreuken op persoonsgegevens. FluoTest meldt je een inbreuk op de beveiliging van je gegevens zonder onredelijke vertraging en, indien mogelijk, binnen 72 uur nadat wij ervan op de hoogte zijn geraakt, en geeft je de informatie die we hebben zodat je je eigen meldplicht kunt nakomen.

4.6 Register. FluoTest houdt het register bij van verwerkingsactiviteiten die namens jou worden uitgevoerd, zoals artikel 30 lid 2 AVG vereist.

4.7 Informatie en audits. FluoTest stelt de informatie beschikbaar die nodig is om naleving van artikel 28 aan te tonen, zoals deze DPA, de pagina Beveiliging en de lijst met subverwerkers, en beantwoordt redelijke schriftelijke vragen. Is dat onvoldoende om aan een vereiste van de AVG of van een toezichthouder te voldoen, dan staat FluoTest een audit toe door jou of een door jou aangewezen auditor, met redelijke voorafgaande kennisgeving, tijdens kantooruren, onder geheimhouding en zonder de dienst te verstoren.

5. Verwijdering en teruggave van gegevens

5.1 Je kunt je gegevens op elk moment zelf exporteren en quizzen, inzendingen, contacten en je account verwijderen. Verwijderde inzendingen blijven bij abonnementen met de prullenbakfunctie 30 dagen in de prullenbak staan voordat ze definitief worden verwijderd.

5.2 Verwijder je je account of workspace, of eindigt je overeenkomst met FluoTest, dan verwijdert FluoTest de persoonsgegevens die het namens jou verwerkt, waaronder resultaatvideobestanden en ontvangerslijsten van dripcampagnes, tenzij het recht van de Unie of een lidstaat bewaring vereist. Gedeeltelijke quizinzendingen en bezorglogs van integraties volgen de bewaartermijnen in onderdeel 5 van het privacybeleid.

5.3 Heb je je gegevens nodig vóór verwijdering, exporteer ze dan uit het dashboard of mail naar info@fluosite.com voordat je het account sluit.

6. Subverwerkers

6.1 Je geeft FluoTest algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. De huidige subverwerkers staan in de tabel met subverwerkers in het privacybeleid en zijn herhaald in bijlage 3.

6.2 Als we een subverwerker toevoegen of vervangen, of een bestaande voor een nieuw doel gebruiken, werken we die lijst bij. Bij ingrijpende wijzigingen mailen we ook de accounteigenaren minstens 14 dagen voordat de wijziging ingaat.

6.3 Maak je binnen die termijn op redelijke gronden van gegevensbescherming bezwaar, laat het ons dan weten via info@fluosite.com. Kunnen we je bezwaar redelijkerwijs niet opvangen, dan mag je de betrokken dienst niet meer gebruiken en zonder boete beëindigen.

6.4 FluoTest legt elke subverwerker verplichtingen voor gegevensbescherming op die niet minder beschermend zijn dan die in deze DPA, en blijft jegens jou verantwoordelijk voor hun nakoming. Diensten die je zelf koppelt (zoals Google Sheets, Slack, HubSpot, Mailchimp, Notion, Airtable, Brevo of webhooks) zijn jouw eigen keuze van ontvanger. Je instrueert FluoTest er gegevens naartoe te sturen, en ze zijn voor jouw gegevens geen subverwerkers van FluoTest.

7. Doorgifte buiten de EU

7.1 Onze database, inlog, bestandsopslag en hosting (Supabase en Vercel) draaien in de EU. Waar een subverwerker persoonsgegevens buiten de EU verwerkt, is de doorgifte gebaseerd op het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen, zoals beschreven in het privacybeleid.

7.2 FluoTest geeft geen persoonsgegevens door buiten de EU zonder een van deze waarborgen of een ander doorgiftemechanisme dat de AVG toestaat.

8. Aansprakelijkheid en toepasselijk recht

8.1 De aansprakelijkheid van elke partij onder deze DPA is onderworpen aan de beperkingen in de Gebruiksvoorwaarden, voor zover de wet dat toestaat. Niets in deze DPA beperkt de rechten van betrokkenen of aansprakelijkheid die onder de AVG niet kan worden beperkt.

8.2 Op deze DPA is het recht van toepassing dat op de Voorwaarden van toepassing is, en geschillen worden op dezelfde wijze beslecht als onder de Voorwaarden.

9. Wijzigingen en contact

9.1 We kunnen deze DPA bijwerken, bijvoorbeeld als de wetgeving of de dienst verandert. Bovenaan deze pagina staat de datum, en over ingrijpende wijzigingen mailen we de accounteigenaren.

9.2 Voor vragen over deze DPA, of om een instructie of verzoek door te geven, neem je contact op via info@fluosite.com.